A contabilidade digital permite enviar documentos que antes ficavam em papel em formato totalmente digital.
Com o objetivo de ganhar mais espaço físico, reduzir custos com impressões e facilitar a rotina contábil, o envio digital de documentos se tornou um divisor de águas para empresas e contadores.
Agora, vários documentos podem ser enviados ao contador com poucos cliques. Com isso, a empresa melhora os processos internos, ganha produtividade e mantém a documentação mais organizada e segura.
Confira neste artigo tudo sobre contabilidade digital.
A contabilidade digital surgiu para facilitar o armazenamento, o envio e a organização de documentos contábeis em ambiente digital.
Essa inovação se tornou necessária por dois motivos principais. O primeiro é reduzir o desperdício de papel, impressões e custos com tinta. O segundo é garantir uma forma mais prática e segura de guardar documentos importantes.
Além disso, com o armazenamento digital, fica muito mais fácil localizar um arquivo, independentemente da data em que ele foi enviado.
Há pouco tempo, muitos escritórios contábeis precisavam manter dezenas de arquivos físicos para guardar documentos internos e documentos de clientes.
No entanto, em meio a tanta papelada, o risco de perder ou danificar algum documento era maior.
Por isso, a era digital chegou para facilitar a vida do empresário e tornar a rotina contábil mais ágil, segura e eficiente.
Alguns documentos digitalizados podem ter validade legal, desde que sigam os requisitos previstos no Decreto nº 10.278/2020.
Esse decreto estabelece regras para a digitalização de documentos públicos e privados, com o objetivo de garantir integridade, autenticidade e confiabilidade aos arquivos digitalizados.
Na rotina contábil, diversos documentos podem ser enviados digitalmente ao contador, como:
No caso das notas fiscais eletrônicas, por exemplo, o envio do arquivo XML é essencial para a contabilidade realizar a escrituração e apurar os tributos corretamente.
Além disso, extratos e comprovantes bancários devem ser enviados mensalmente ao contador, preferencialmente em PDF ou em formato aceito pelo escritório contábil.
Dessa forma, a contabilidade consegue apurar receitas, despesas, aplicações, investimentos e demais movimentações com mais precisão.
Os benefícios de contar com uma contabilidade digital são muitos. Veja alguns exemplos abaixo:
A contabilidade digital facilita a localização de documentos, principalmente quando eles são antigos.
Com os arquivos organizados em ambiente digital, a empresa não precisa procurar documentos em pastas físicas ou arquivos acumulados.
Assim, o processo fica mais rápido e menos sujeito a falhas.
O risco de extravio de documentos fica muito menor quando a empresa utiliza processos digitais bem organizados.
Além disso, sistemas com controle de acesso, login, backup e armazenamento seguro ajudam a proteger as informações da empresa.
Por isso, a contabilidade digital também contribui para uma rotina mais confiável e protegida contra perdas.
Com processos automatizados e documentos digitais, o escritório de contabilidade consegue atender as demandas com mais agilidade e organização.
Consequentemente, a empresa também ganha eficiência, reduz custos com papel, evita retrabalho e melhora a comunicação com o contador.
Na prática, todos saem ganhando: o empresário economiza tempo e a contabilidade consegue atuar com mais precisão.
Como vimos, a contabilidade digital chegou para melhorar e facilitar os processos internos, especialmente no envio e na organização de documentos.
Agora, de forma muito mais prática, a empresa consegue localizar documentos antigos, enviar arquivos com rapidez e manter uma rotina contábil mais eficiente.
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